沪国动〔2024〕109号

各区国动办，市国动办机关各处室、各直属事业单位，相关地区管委会：

  为推进和规范市、区国动部门电子证照管理和应用，根据《上海市电子证照管理办法》并结合实际，现就有关工作通知如下：

  一、概念定义

  （一）电子证照

  电子证照指市、区国动部门（以下简称“各单位”）依法履职时，制发的相关政务服务事项范畴内各类不涉及国家秘密的证件、批文、证明材料等数据电文。

  （二）管理工作

  电子证照管理工作包括电子证照的数据收集、制发、归集、更新、注销、共享等管理活动。

  二、职责分工

  （一）牵头部门

  市国动办科教信息处负责市国动办电子证照统筹保障工作，指导市大数据中心派驻市国动办团队做好市国动办电子证照管理和应用的技术保障。

  市国动办政策法规处负责市国动办电子证照法制审核工作，结合市国动办行政许可事项清单管理和办事指南修订工作，审核电子证照样式要素的合法性；负责市国动办电子证照发证目录管理工作，结合市国动办权责清单管理工作，编制、维护电子证照发证目录，指导市国动办政务服务事项经办业务部门填报、确认发证目录内容。

  （二）实施主体

  各单位是其法定职责范围内电子证照管理和应用工作的实施主体。

  （三）窗口单位

  上海市国防动员办公室政务服务中心依照本通知规定、办事指南和相关信息系统操作规范，具体办理市国动办电子证照制发、归集、更新、注销和应用的相关业务。

  三、管理规则

  （一）发证目录管理

  各单位在本单位法定职责范围内，按照统一规范，编制并同步更新维护本单位电子证照的发证目录。

  各单位电子证照发证目录应明确证照名称、发证单位、持证主体类型、证照归集起始时间、类目公开属性、标准级别（国家、本市或区）、证照模板、照面信息等。

  （二）证照归集更新

  各单位在各自职责范围内，按照国家和本市标准规范制发电子证照，并同步归集到市电子证照库，确保归集入库的电子证照与本单位业务系统数据的一致性。

  制发电子证照应当作为业务管理的必要环节，实现电子证照与实体证照同步制发与更新。

  除保密项目外，政务服务事项办理过程或办理结果等应通过市国动办有关业务系统实现。

  无法实现电子证照与实体证照同步制发的电子证照，发证单位应当确保每日将当日产生的增量证照数据归集到市电子证照库。

  （三）存量证照入库

  各单位应当将本单位制发的电子证照完整归集到市电子证照库，有条件电子化的历史证照应实现电子化并归集到市电子证照库。

  （四）证照电子送达

  各单位制发的电子证照，应当通过“一网通办”总门户或“随申办”移动端向持证主体进行送达。

  四、注意事项

  （一）免于提交

  各单位对相对人可以免于提交的实体证照，在办事指南申请材料目录中予以标注“免于提交”字样。

  （二）专人管理

  各单位应指定专人负责电子证照管理工作。

  （三）安全责任

  各单位应严格执行市电子证照库的安全管理要求，加强数据安全管理，确保电子证照合法合规使用，保护持证主体的商业秘密或个人隐私。

  （四）电子证照查验

  各单位查验免于提交的电子证照，应通过市电子证照库调取被查验证照。

  （五）异议核实与处理

  各单位在接到行政相对人或其他用证单位针对电子证照数据准确性、完整性、时效性的异议核查申请后，应当根据本市公共数据异议核实与处理有关规定完成处理，并将处理结果告知异议申请人。

  特此通知。

上海市国防动员办公室    

  2024年12月31日