沪民防〔2022〕29号

机关各处(室)、各事业单位：

　　《上海市民防办公室合同管理办法》经2022年第2次主任办公会审议通过，请各单位、部门遵照执行。

　　特此通知。

                          上海市民防办公室

                       2022年3月2日

上海市民防办公室合同管理办法

　　第一章　总　　则

　　第一条　为规范市民防办及各事业单位的合同管理工作，防范法律风险，确保合同全面有效履行，保障单位合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合单位工作实际，制定本办法。

　　第二条　本办法所称合同，是指以市民防办和各事业单位为一方主体订立的与单位经济活动相关的合同。

　　第三条　各单位应当依照本办法对合同的订立、审核、签署、履行、变更、解除、归档以及其他与合同相关的事项进行管理。

　　第四条　市民防办和各事业单位合同管理，应当遵守以下原则：

　　（一）合法原则，合同应当符合国家法律法规，以及其他相关政策规定；

　　（二）准确原则，合同的内容应当具体，相关权利义务应当明确，避免歧义；

　　（三）谨慎原则，合同的订立和履行应当全面、严谨、细致；

　　（四）诚信原则，合同的订立和履行应当诚实守信。

　　第五条　市民防办和各事业单位应当在各自职责权限内订立合同。

　　 市民防办和各事业单位对外订立合同，应当以本单位的名义，并独立承担相应责任。办机关处（室）及内设机构不得以本部门的名义对外订立合同。 

　　第二章　合同的管理

　　第六条　负责提出合同需求的部门为合同承办部门，承办部门是合同管理的主责部门，办理合同订立和履行等相关事务。

　　计划财务处（财务职能部门）、政策法规处（法务职能部门）、秘书处（综合部门）及与合同相关的其他部门按照各自职责进行合同管理。

　　第七条　承办部门应当履行以下管理职责：

　　（一）负责合同的业务审核，并出具合同项目分析意见；

　　（二）组织合同项目谈判；

　　（三）起草合同文本；

　　（四）办理合同审核会签流转；

　　（五）组织合同履行；

　　（六）负责本部门合同及相关文件的备案、整理、登记、归档，按要求及时移交秘书处（综合部门）进行归档；

　　（七）指定合同承办人对合同订立、履行、变更、解除、争议处理等全过程负责；

　　（八）处理其他与合同订立、履行有关的事宜。

　　第八条　承办部门出具的项目分析意见，应包括对项目进行业务背景分析、合同相对方履约能力分析、经济可行性分析、其他风险因素分析等。

　　合同相对方履约能力分析包括核查合同相对方的主体资格、资产、信用、担保、知识产权等情况，并要求提供相关证明材料。涉及重大风险的，应当委托专业第三方机构或者专家进行资信调查和评估。

　　 第九条　计划财务处（财务职能部门）为合同归口管理部门，履行以下管理职责：

　　（一）对合同进行统一管理，建立合同管理台账，统一编号登记，定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程动态管理；

　　（二）对合同出具财务审核意见，审核内容包括合同经费是否列入预算计划，资金拨付和使用等事项是否符合国家及本单位财务管理有关规定；

　　（三）按照合同约定办理财务收支事项；

　　（四）协助承办部门监督合同财务收支的执行情况；

　　（五）处理其他与合同订立、履行相关的财务事宜。

　　第十条　政策法规处（审计监督室）（法务职能部门）履行以下管理职责：

　　（一）对合同出具合法性审核意见，审核内容包括合同条款是否违反国家法律法规和合同订立原则，合同内容是否完整、准确、合理，合同签订是否超越本单位职权或业务范围，以及是否存在其他法律风险；

　　（二）对涉及重大事项、重要项目或大额资金的合同，应当请本单位政府法律顾问出具审核意见；

　　（三）参与、协调本单位合同纠纷的处理，组织办理相关仲裁、诉讼事务。

　　（四）对合同履行情况实施内部审计监督。

　　第十一条　秘书处（综合部门）履行以下管理职责：

　　（一）负责对合同审核会签程序进行审查，核对无误后盖章；

　　（二）负责合同用印的管理和登记；

　　（三）负责合同的归档，合同各方签字盖章后应当及时留存合同文本及批复材料，以及承办部门移交的其他归档材料。

　　第三章　合同的内容　

　　第十二条　合同应当按照项目具体情况明确约定合同条款，一般包括以下内容：

　　（一）当事人的名称或者姓名和办公地址（住所）；

　　（二）合同标的和标的物（产品的名称、型号、数量、质量、单价等，项目或服务的名称、范围、内容、提交成果等）；

　　（三）当事人各方的权利和义务；

　　（四）完成期限、进度安排或工作计划；

　　（五）质量要求（服务标准）、检验与验收方法；

　　（六）合同价款、付款方式及时间；

　　（七）履行期限、地点和方式；

　　（八）合同变更与解除；

　　（九）知识产权归属与保护；

　　（十）信息安全管理与保密义务；

　　（十一）违约责任及争议解决方式等。

　　订立合同不得超越本单位职权或业务范围，不得有垄断市场或限制公平竞争等行为。

　　第十三条　合同标的应当明确具体、可执行，避免使用笼统、含糊的语言。

　　第十四条　当事人各方的权利和义务应当明确、具体、对等，维护市民防办和各事业单位的正当权益，确保合同目的的实现。

　　第十五条　合同中对项目质量要求（服务标准）、验收标准及方法的约定应当明确具体。对于产品采购合同，无法在交付时进行验收的，可将产品的验收分为表面验收和质量验收；对于服务采购合同和技术合同，可将工作成果的验收分为阶段验收和总体验收。

　　对于分阶段验收的合同，原则上应当使用分期付款的方式支付合同价款。特殊情况下，经财务部门批准可以采取其他付款方式。

　　第十六条　承办部门应当严格履行职责，要求合同相对方严格执行《中华人民共和国商标法》、《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国著作权法》以及《计算机软件保护条例》等知识产权保护的有关法律法规。

　　涉及科研、软件开发、网页设计等知识产权的合同，应当在合同中明确要求合同相对方保证所提供的产品和服务未侵犯第三方的知识产权。

　　承办部门应当对合同中涉及的知识产权归属做出明确约定。对于约定本单位拥有知识产权所有权的，承办部门应当及时办理权属登记。 

　　第十七条　对于涉密项目，按照保密规定加强管理，并在合同中明确双方的保密义务。在发生重大信息安全事件时，承办部门应当按照相关规定及时报告，妥善处置。

　　第十八条　承办部门可根据合同具体情况，要求对方提供担保。担保方式包括保证、抵押、质押和留置等。

　　第十九条　合同应当明确有效期。合同有效期原则上不应超过五年，不得订立期限明显不合理的合同。确需签订五年以上的合同，应当充分论证，并经法律顾问机构审核后由本单位决策机构集体研究决定。

　　第二十条　合同中应当明确约定合同相对方丧失履约能力，或违反国家相关法律法规以及合同相关条款时应当承担的违约责任。违约责任应与合同相对方义务、合同相对方违约造成的损失对等且能够执行。

　　第二十一条　合同中应当明确约定争议解决方式。仲裁或诉讼地点原则上以约定市民防办机关和直属单位住所地仲裁机构或法院为宜。

　　第四章　合同的订立、履行、变更和解除

　　第二十二条　合同订立一般包括以下流程：

　　（一）承办部门起草合同草案、项目分析意见、合同订立必要性说明等材料，进行业务审核；

　　（二）合同内容涉及有关市民防办处（室）或事业单位的，需经其签署审核意见；

　　（三）计划财务处（财务职能部门）进行财务审核，政策法规处（法务职能部门）或与法律顾问机构共同进行合法性审核；

　　（四）承办部门根据审核意见修改合同后将合同文本及相关说明材料、审核意见等，报本单位分管领导、主要领导批准；

　　（五）合同涉及重大事项、重要项目、大额资金或合同期限为五年以上的，承办部门应当提请本单位决策机构集体审议决定；

　　（六）经秘书处（综合部门）核对确认后盖章。

　　第二十三条　承办部门应当持正式合同文本和批准文件，到秘书处（综合部门）办理用印手续并登记。秘书处（综合部门）应当严格执行本单位用印办法，不得在空白合同书上盖章，不得在无法定代表人或被授权人签字的合同书上盖章，不得在无用印手续的合同上盖章。

　　承办部门应当核对并确认合同相对方签署人员的合法性、合同上的公章或合同专用章与签约主体名称的一致性、合同相对方提供的合同附件材料的完整性等情况。合同各方应当签字、填写日期，加盖合同章或者公章，并加盖骑缝章。签署合同的各方签字人应是法定代表人，或者是经法定代表人书面授权的代理人。

　　第二十四条　合同文本数量应当保证承办部门、计划财务处（财务职能部门）、秘书处（综合部门）各执一份。承办部门应当在合同正式签署后5个工作日内将合同文本原件及批准材料交计划财务处（财务职能部门）、秘书处（综合部门）留存。

　　第二十五条　合同履行期间，承办部门应当：

　　（一）负责履行本单位在合同中的各项义务，积极与合同相对方及本单位相关部门沟通协调，确保合同按时履行；

　　（二）及时掌握合同履行情况，负责对合同相对方履行合同的情况进行监督、检查，对合同相对方提交的产品或工作成果按照合同约定进行验收，及时发现并防范风险；

　　（三）按照合同约定适时检查合同项下的义务是否履行完毕，并按合同约定和财务管理规定进行结算。

　　第二十六条　合同履行过程中如需变更合同内容的（包括合同标的、项目范围、完成期限、提交成果、合同价款及支付方式、验收标准等），承办部门应当书面说明原因，经本单位主要负责人或决策机构集体审议同意后与合同相对方签署书面变更协议。必要时，变更协议的签署应按合同订立的审核流程执行。

　　第二十七条　出现下列情形之一，可能影响合同正常履行的，承办部门应当及时提出意见，采取应对措施，必要时通报政策法规处（审计监督室）和计划财务处（财务职能部门），形成联合处置方案，保障本单位合法权益：

　　（一）合同依据的法律、法规、规章修改或废止，相关政策重大调整；

　　（二）订立合同时的客观情况发生重大变化；

　　（三）合同相对方财产状况或经营状况恶化导致丧失或者可能丧失履约能力；

　　（四）合同相对方出现重大违约或预期违约；

　　（五）不可抗力等其他导致合同无法正常履行的情形。

　　 需要解除合同时，应经本单位分管领导、主要领导批准或决策机构集体审议同意后，与合同相对方签署书面解除协议。

 因合同相对方违约导致合同解除的，应依法追究合同相对方的违约责任。

　　第二十八条　合同履行过程中发生或可能发生争议时，承办部门应当及时研究并提出解决方案，政策法规处（法务职能部门）应当予以协助。解决争议应当按照合同约定的方式进行。

　　第二十九条　合同订立、履行过程中取得的相关材料，承办部门应当妥善保存并及时整理、登记、归档，并在合同签署后及时移交本单位档案管理部门，包括但不限于：

　　（一）合同文本、补充或变更协议；

　　（二）合同相对方的资产、信用、履约能力等情况的分析核实材料；

　　（三）合同谈判、协商材料；

　　（四）订货单、验收单、测试报告、文件确认材料；

　　（五）合同会签单、审核意见、批准文件；

　　（六）往来信函、文件、传真、电子邮件、通知、会议纪要等履约资料；

　　（七）法院裁判文书、仲裁机构裁决文书、授权委托书、调解文书；

　　（八）其他需要归档的材料。

　　第五章　责任追究

　　第三十条　合同订立、履行过程中有下列情形之一的，应当依法依规追究相关负责人、经办人及有关工作人员责任，并视情节轻重给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，依法移交有关机关处理：

　　（一）超越本单位、部门职权、业务范围，或未经授权、超越授权范围、滥用代理权，或擅自变更经审核、批准的合同文本内容，造成重大损失的；

　　（二）提供虚假资料或者虚构事实订立合同的；

　　（三）违反国家有关经济领域法律法规、财务和预算管理制度订立合同的；

　　（四）在磋商、订立、履行合同中滥用职权、玩忽职守，或与他人恶意串通、利用合同谋取私利，或遗失、篡改、擅自销毁合同及相关文件，或因故意或者重大过失泄露合同所涉及秘密信息，或签订明显不合理期限合同，造成重大损失的；

　　（五）未及时妥善处理合同纠纷或擅自放弃权利，造成重大损失的；

　　（六）其他依法依规需要追究责任的。

　　第六章　附　　则

　　第三十一条　各事业单位可根据实际情况，按照本办法制订本单位的合同管理细则。

　　第三十二条　本办法自发布之日起实施。

　　第三十三条  上海市民防办公室《关于进一步规范合同管理的通知》（沪民防【2013】153号】）同时废止。