DB 31GD/Z 003-2023

上海市人防工程档案编制

技术指引

2023年11月

前	言

为规范本市人防工程档案编制标准，建立完整、准确、系统的人防工程档案体系，促进建设单位能够规范有效开展人防工程档案收集、整理和归档工作，制定《上海市人防工程档案编制技术指引》。

本指引主要内容包括：第一部分 1.总则；2.术语和定义；3.人防工程纸质档案规定；4.人防工程纸质档案内容；5.组卷要求；6.案卷编制要求。第二部分 1.总则；2.术语和定义；3.人防工程电子档案管理；4.人防工程电子档案的内容；5.人防工程电子档案规定；6.人防工程电子档案数据格式、文件分件及命名规则；附录，上海市人防工程档案接收范围分类。

本指引由上海市国防动员办公室负责具体技术内容的解释。

本指引自印发之日起实施。在执行过程中如发现需要修改和补充之处，请将书面意见和有关资料寄上海市国防动员办公室巡查监督部门（上海市黄浦区复兴中路593号1513室），以便今后修订时参考。

本指引编写单位、主要审核和编写人员：

编写单位：上海市国防动员办公室

主要审核人员：李磁泉、黄春雷、李建光、吉欣、曹嫩霞

主要编写人员：杨琪光、陆振涛、徐昊、陈琦敏、朱哲凡、傅冬辉、章捷

第一部分

上海市人防工程纸质档案编制

技术指引

目次

1 总 则	1

2 术语和定义	2

3 人防工程纸质档案规定	3

4 人防工程纸质档案内容	4

4.1 一般规定	4

4.2 具体要求	4

5 组卷要求	7

5.1 质量要求	7

5.2 案卷页号的编写	7

6 案卷编制要求	8

6.1 案卷封面	8

6.2 卷内目录	8

6.3 卷内备考表	9

6.4 案卷	10

1 总 则

1.0.1 为规范本市人防工程纸质档案编制标准，建立完整、准确、系统的人防工程纸质档案体系，根据《建设工程质量管理条例》《科学技术档案工作条例》《上海市档案条例》《上海市民防工程建设和使用管理办法》《上海市民防工程档案管理规定》等国家和本市有关规定，特制定本技术指引。

1.0.2 本指引适用于本市行政区域范围内新建、改建、扩建的人防工程纸质档案编制。

1.0.3 建设单位按照《上海市民防工程建设和使用管理办法》《上海市民防工程档案管理规定》等国家和本市有关规定填写人防工程纸质档案。

2 术语和定义

2.0.1 人防工程纸质档案编制

根据《上海市民防工程档案管理规定》的要求，形成各类人防建设工程文件，并对所形成的人防建设工程文件进行整理，编排目录，使其符合归档保存要求，形成工程档案的过程。

2.0.2 组卷

即案卷组织，组卷的原则是遵循文件的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

2.0.3 案卷

由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。人防工程纸质档案案卷由案卷封面、卷内目录、卷内备考表和案卷背脊构成。

3 人防工程纸质档案规定

3.0.1 每个人防工程项目应当至少编制2套工程档案，1套为建设单位自行保管，另1套为人防管理部门接收。档案应确保字迹清晰，签字、盖章手续齐全，填写时应用黑色墨水笔书写或用打印机打印，符合本指引的规定。

3.0.2 人防工程纸质档案中归档的文件须使用原件，确有原因不能使用原件的，需在编制说明中说明情况，并在复印件上加盖建设单位和原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间。

3.0.3 指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程等重要人防建设工程和人防建筑面积10000平方米及以上的大型人防建设工程，须提交全过程照片档案。

4 人防纸质档案内容

4.1 一般规定

4.1.1 人防工程纸质档案须规范填写人防工程项目信息。

4.1.1.1 涉及填报人防工程项目名称的以人防工程建设审批文件为准。

4.1.1.2 涉及填报人防工程设计面积数据的以施工图审查文件为准；涉及填报人防工程实测面积数据的以“多测合一”（人防部分）检测报告为准。

4.1.1.3 涉及填报人防工程项目地址的以地名办批文为准，在批文下发前均按照施工许可证建设地址填报。

4.2 具体要求

4.2.1 档案接收内容以“一网通办”接收范围要求为准。本指引根据《上海市民防管理部门民防工程档案接收范围及相关要求》文件要求的范围逐一说明：

1 防护（化）设备销售合同

1）防护（化）设备销售合同真实有效。

2）防护（化）设备数量、型号与竣工图及工程现场一致。

3）防护（化）设备供方必须是国家国动办批准的定点生产企业。

2 人防工程防护（化）设备明细表(附样表1)

1）对照竣工图如实填写，并与现场实物一致。

2）明细表填写完整，由施工、监理、建设单位签章确认。

3 人防工程防护（化）设备合格证明书

1）由防护设备生产企业出具。

2）提供原件，在A4纸张上按设备明细表黏贴。

4 工程质量检查报告（合格证明书）

应提供原件。

5 人防建设工程竣工验收报告

建设单位根据勘察、设计、施工、监理单位提出的工程质量检查报告准确、完整填写，填报内容与各参建单位提供的合格证明书中内容一致。

6 人防工程平战功能转换实施方案

实施方案应与工程实际情况相符，数据明确，工程量设备清单要素完整。

7 人防工程维护管理使用手册

参见《上海市民防办公室关于增加《民防工程维护管理使用手册》作为民防工程竣工验收内容的通知》（沪民防〔2013〕147号）中的格式和样本，使用手册应与工程实际情况相符，数据明确，工程量设备清单要素完整。

8 人防工程面积测量技术报告

建设单位委托具有资质的面积测绘机构对人防工程进行面积测绘，并由测绘机构出具“多测合一”报告，同时提供测绘报告及其电子文件的光盘。

9 人防工程项目信息基本要素表(附样表2)

由建设单位填写，需加盖建设单位公章。

10 全套人防工程竣工图

建设单位报送的纸质竣工图归档，须符合以下要求：

1）按单位工程排列，单位工程中按专业组卷。

2）竣工图中数字签名章以及带单位名称的竣工图专用图签按规范标准加盖，签名章和专用图签不得遮挡图形文字。

3）竣工图不装订，按A4幅面（297X210毫米）规格折叠，图面朝里，图标要外露，页号标在右下角。

4）设计变更作为竣工图的一部分、应在竣工图中注记到位，并与工程实物相符合。

11 大型、重要人防工程建设全过程照片资料

1）工程照片应图像清晰，使用数码相机拍摄的，其影像不得进行后期加工，必须用专业照相纸打印出7寸光面照片，与刻录光盘一并移交。数码照片图像分辨率必须达到1024*768像素以上。

2）工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

3）根据人防建设审批意见，以刻录光盘形式提供符合交付标准的BIM模型。

5 组卷要求

5.1 质量要求

5.1.1 人防工程纸质档案应按单位工程组卷，参照报送范围的顺序排列。

5.1.2 组卷前应保证文件和竣工图纸的齐全、完整。

5.1.3 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为案卷封面、卷内目录、资料部分、卷内备考表和封底。

5.1.4 文字材料与图纸材料原则上不能混合在一个装具内，若资料材料较少，需放在一个装具内混合装订时，应文字材料在前，图纸材料在后。

5.2 案卷页号的编写

5.2.1 编写页号应以独立卷为单位。在案卷内资料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号。

5.2.2 每卷从阿拉伯数字001开始，用号码机一次逐张连续标注页号，采用黑色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页号。

5.2.3 页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。

5.2.4 竣工图纸折叠后不论何种形式，页号一律编写在右下角标题栏处。

6 案卷编制要求

6.1 案卷封面

案卷封面包括案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共＿卷 第＿卷等。案卷封面的填写内容应符合下列规定：

1 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括人防工程名称、卷内文件等内容。

2 编制单位：应填写人防工程建设单位。

3 编制日期：应填写整套人防工程纸质档案编制完成的日期。

4 密级：涉密工程按相关规定执行。

5 保管期限：指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程及四级以上（含四级）人防工程档案保管期限为永久，其他人防工程档案保管期限为50年。

6 共＿卷 第＿卷：应分别填写整套人防工程纸质档案的总卷数及某一案卷在总卷数中的排列顺序。

6.2 卷内目录

卷内目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、图幅、日期、页次和备注。卷内目录内容应与案卷内容相符，位于卷内文件之前，原资料目录及设计图纸目录不能代替。卷内目录的填写内容应符合下列规定：

1 序号：应按卷内文件排列的先后顺序从“1”开始依次填写。

2 文件（图纸）编号：文件应填写原有的文号即文件的发文号或文件的编号，图纸应填写原有的图号。

3 责任者：文件的形成单位或主要负责单位名称。

4 文件（图纸）题名：应填写文件标题或图纸名称的全称。

5 图幅：应填写文件或图纸的尺寸，采用国家标准图幅标示。

6 日期：文件的形成时间（文字材料为原资料形成日期，竣工图为编制日期）。

7 页次：卷内文件均应按有书写内容的页面编号，每一案卷从“001”开始依次编号，一份文件的首页填入起，末页填入止。

8 备注：需说明时应填写需要说明的内容。

6.3 卷内备考表

卷内备考表填写内容包括说明、立卷单位的立卷人和审核人签字并填写日期。说明填写卷内文件的总件数和总页数，立卷时资料的完整和质量情况等。卷内备考表的填写内容应符合下列规定：

1 文字：应填写已编号的文字材料的具体数量。

2 图样：应填写已编号的图纸材料的具体数量。

3 照片：应填写已编号的照片的具体数量。

4 光盘：应填写已编号的光盘的具体数量。

5 合计：应填写以上所有材料的总数。

6 说明：有说明时应填写需要说明的内容。

7 立卷人：应填写案卷立卷责任人。

8 审核人：应填写案卷立卷质量审核人。

6.4 案卷

1 案卷规格

卷内资料、封面、卷内目录、卷内备考表统一采用A4幅（297mm×210mm）尺寸，图纸分别采用A0、A1、A2、A3、A4幅面。小于A4幅面的资料用A4白纸（80g，297mm×210mm）衬托。

2 案卷装具

案卷采用统一规格尺寸的装具。属于人防工程纸质档案的文字、图纸资料统一采用硬壳卷盒，外表尺寸310mm（高）×230mm（宽），卷盒厚度尺寸为40mm；案卷软卷皮尺寸为297mm（高）×210mm（宽）。案卷盒脊背项目包括区、档号、案卷题名等。

3 案卷装订

1）文字材料必须装订成册，每卷立卷厚度应小于2公分。

2）装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。

3）案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在案卷背面。装订线距左侧10mm，上下两孔分别距中孔80mm。

4）装订时，须将案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底与案卷一起装订。

5）图纸材料一般不装订，经整理编号后散装存放。

第二部分

上海市人防工程电子档案编制

技术指引

目次

1 总 则	1

2 术语和定义	2

3 人防工程电子档案管理	3

4 人防工程电子档案内容	4

4.1 一般规定	4

4.2 具体要求	4

5 人防工程电子档案规定	7

6 人防工程电子档案数据格式、文件分件及命名规则	8

附录 上海市人防工程档案接收范围分类	10

1 总 则

1.0.1 为规范本市人防工程电子档案填写标准，建立完善、准确、系统的人防工程电子档案体系，根据《上海市档案条例》《建设工程电子文件与电子档案管理规程》《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法（沪府办发〔2018〕36号）》《上海市民防工程建设和使用管理办法》《上海市民防工程档案管理规定》等国家和本市有关规定，特制定本技术指引。

1.0.2 本指引适用于本市行政区域范围内新建、改建、扩建的人防工程电子档案填写工作。

1.0.3 建设单位按照《上海市民防工程建设和使用管理办法》《上海市民防工程档案管理规定》等国家和本市有关规定要求填写电子档案。

2 术语和定义

2.0.1 人防工程电子档案编制

根据《上海市民防工程档案管理规定》的要求，形成各类人防建设工程文件，并对所形成的人防建设工程文件进行整理，编排目录，使其符合归档保存要求，形成工程档案的过程。

2.0.2 人防工程电子档案

指根据人防工程档案报送范围，通过专业接收平台、光盘等载体渠道提交，被附加电子签章等防伪技术的电子档案，能有效防止此类电子档案被伪造和非法利用。

3 人防工程电子档案管理

全市建立统一的人防工程档案管理信息系统（以下简称“市档案系统”），对人防工程档案信息资源进行收集、整理、保护、利用。

3.0.1 各级人防管理部门应基于市档案系统，结合本部门信息化发展安排，统筹开展人防工程档案信息化建设，完善档案数字化工作，推进人防工程电子档案与各项工作的深度融合。

3.0.2 建设单位应加强人防工程档案电子化管理，对其业务活动过程中形成的、具有保存价值的文件进行规范管理，及时收集、整理、数字化归档范围内的档案，确保人防工程电子档案来源可靠、程序规范、要素合规、内容齐全。

3.0.3 建设单位应当长期保存已报送人防工程电子档案的备份，做好与人防工程使用单位的交接，满足日常运维管理以及档案利用需要。

4 人防工程电子档案内容

4.1 一般规定

4.1.1 人防工程电子档案须规范填写人防工程项目信息。

4.1.1.1 涉及填报人防工程项目名称的以人防工程建设审批文件为准。

4.1.1.2 涉及填报人防工程设计面积数据的以施工图审查文件为准；涉及填报人防工程实测面积数据的以“多测合一”（人防部分）检测报告为准。

4.1.1.3 涉及填报人防工程项目地址的以地名办批文为准，在批文下发前均按照施工许可证建设地址填报。

4.1.1.4 指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程等重要人防建设工程和人防建筑面积10000平方米及以上的大型人防建设工程，须提交全过程照片档案。

4.2 具体要求

档案接收内容以“一网通办”接收范围要求为准，提供原件彩色扫描数字化文件或电子证照。本指引根据《上海市民防管理部门民防工程档案接收范围及相关要求》（沪民防〔2020〕151号文件，若修订，则按照修订后版本执行）文件要求的填写范围逐一说明:

1 防护（化）设备销售合同

1）防护（化）设备销售合同真实有效。

2）防护（化）设备数量、型号与竣工图及工程现场一致。

3）防护（化）设备供方必须是国家国动办批准的定点生产企业。

2 人防工程防护（化）设备明细表(附样表1)

1）对照竣工图如实填写，并与现场实物一致。

2）明细表填写完整，由施工、监理、建设单位签章确认。

3 人防工程防护（化）设备合格证明书

由防护设备生产企业出具。

4 工程质量检查报告（合格证明书）

填写完整，加盖相关单位签章。

5 人防建设工程竣工验收报告

建设单位根据勘察、设计、施工、监理单位提出的工程质量检查报告准确、完整填写，填报内容与各参建单位提供的合格证明书中内容一致。

6 人防工程平战功能转换实施方案

实施方案应与工程实际情况相符，数据明确，工程量设备清单要素完整。

7 人防工程维护管理使用手册

参见《上海市民防办公室关于增加《民防工程维护管理使用手册》作为民防工程竣工验收内容的通知》（沪民防〔2013〕147号）中的格式和样本，使用手册应与工程实际情况相符，数据明确，工程量设备清单要素完整。

8 人防工程面积测量技术报告

建设单位委托具有资质的面积测绘机构对人防工程进行面积测绘，并由测绘机构出具“多测合一”报告。

9 人防工程项目信息基本要素表(附样表2)

由建设单位填写，需加盖建设单位公章。

10 全套人防工程竣工图

建设单位报送符合规范要求的全套加盖竣工章的电子图纸。

11 大型、重要人防工程建设全过程照片资料

1）工程照片应图像清晰，使用数码相机拍摄的，图像分辨率必须达到1024*768像素以上。

2）工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

3）根据人防建设审批意见，提供符合交付标准的BIM模型。

5 人防电子档案规定

建设单位向人防管理部门送交的人防工程电子档案必须真实地反映建设全过程，达到完整、准确和系统的要求。同时应配合上海市国防动员办公室职能部门检查并落实整改。

5.0.1 电子档案应由建设单位按单位工程送交。

5.0.2 符合人防工程竣工电子档案数据格式、文件分件及命名规则。

5.0.3 使用电子签章的人防工程电子档案与传统纸质载体档案具有同等效力，除法律、行政法规另有规定外，可不再重复报送。建设单位可线上平台或存储在刻录光盘上进行离线移交。

5.0.4 建设单位在“一网通办”——“人防工程档案接收”事项提交电子档案申报。

5.0.5 人防档案管理部门审核通过后，出具电子档案接收意见。

6 人防工程电子档案数据格式、文件分件及命名规则

6.0.1 按照《上海市民防管理部门人防工程档案接收范围及相关要求》（沪民防〔2020〕151号）档案分类及层级要求定义电子档案命名规则，兼容《上海市建设工程联审共享平台电子图纸和资料格式、命名、签名和上传规则》，制定档案办事指南、文件分件、命名规则。本规则同时适用于人防档案管理部门的纸质档案数字化和建设单位“一网通办”提交的电子档案。

6.0.2 建设单位提交的电子档案数据格式为OFD、PDF。

6.0.3 纸质文件数字化生成的电子档案dpi精度要求为300dpi。

6.0.4 命名规则（以“-”间隔）

表6.0.4 命名规则

((((	((	((	((	XXXXX
适用沪民防【2020】151号文件为“2020”	根据报送范围分为11大类编号（详见附件）	根据报送范围，每大类中分出小类编号，无小类的为“00”（详见附件）	每小类内的顺序号，满500M大小拆分，见注释	原始描述名称及格式（图幅）
2020	编号范围01~11	编号范围00~99	编号范围01~99
实例：2020-01-00-01-防护密闭门、密闭门销售合同.pdf

2020-10-01-03-建筑总说明.pdf
注：小类分件说明

1 11类文件可归集为单个多页OFD、PDF文件；

2 当单个多页OFD、PDF文件超过500M时，应将文件分为多件；

3 单个单页OFD、PDF文件超过500M时，文件不分件。

附录 上海市人防工程档案接收范围分类

1 防护（化）设备销售合同

2 人防工程防护（化）设备明细表

3 人防工程防护（化）设备合格证明书

4 工程质量检查报告（合格证明书）

1）施工单位工程质量检查报告（合格证明书）；

2）勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）；

3）设计单位工程质量检查报告（合格证明书）；

4）监理单位工程质量检查报告（合格证明书）；

5 人防建设工程竣工验收报告

6 人防工程平战转换应急实施方案

7 人防工程维护管理使用手册

8 人防工程面积测量技术报告

9 人防工程项目信息基本要素表

10 全套人防工程竣工图

1）建筑竣工图

2）平面布置图

3）地面一层建筑平面图（附建式人防工程提供）

4）含地面建筑的剖面图（附建式人防工程提供）

5）结构竣工图（包括桩位竣工图）

6）电气竣工图

7）给排水竣工图

8）通风与空调竣工图

11 大型、重要人防工程建设全过程照片资料

样表1

人防工程防护设备明细表
施工阶段：竣工
申报日期： XXXX 年X月X日
设备名称	型号	数量	生产厂家	备注
钢结构活门槛双扇防护密闭门	GHSFM5528(6)	x
钢筋混凝土单扇防护密闭门	HFM0716(5)	x
钢筋混凝土单扇防护密闭门	HFM1020(6)	x
钢筋混凝土活门槛单扇防护密闭门	HHFM1020(6)	x
钢筋混凝土活门槛单扇防护密闭门	HHFM1520(6)	x
钢筋混凝土活门槛单扇密闭门	HHM1020	x
钢筋混凝土活门槛单扇密闭门	HHM1520	x
悬摆式防爆波活门	HK600(5)	x
钢筋混凝土单扇密闭门	HM1020	x
过滤吸收器	RFP-1000	x
手动双连杆密闭阀	SMF60	x
手动双连杆密闭阀	SMF50	x
手动双连杆密闭阀	SMF40	x
手动双连杆密闭阀	SMF30	x
手电动双连杆密闭阀	DMF60	x
手电动双连杆密闭阀	DMF40	x
超压排气活门	PS-D250	x
以上设备产品实际使用于本工程。经我单位检查均具有产品合格证明和国家人民防空办公室的生产许可证书。

施工单位（签章）：	监理单位（签章）： 建设单位（签章）：
注：1.本明细表应填写的内容为各类人防门、防爆波活门、超压排气活门、密闭阀门、防爆地漏、密闭观察窗、过滤吸收器、呼唤按钮等防护设备产品。填写时可对照设计施工图材料表，但必须与现场实物内容相符，如实填报。
2.本明细表分两次填报、首次在申报主体结构核查时，填报内容为需要安装的全部防护设备产品，（为采购的可在“生产厂家”栏中注明）。第二次在申报竣工验收时，填报内容为现场实际安装的全部防护设备产品。

样表2

人防建设工程项目信息基本要素表

项目情况（建设单位填写、公章）
工程名称
曾用工程名称
工程地址
曾用工程地址
责任者︵全称︶	建设单位
文号项	人防工程建设批准文号
设计单位
建设工程规划许可证号
勘察单位
施工图审查表编号
监理单位
监督报告编号
施工单位
竣工验收备案编码
测绘单位
测绘报告编号
专 业 记 载
开工日期
备案日期
建设性质	□新建 □扩建 □改建 □其他	工程类型	□单建式 □附建式
市政坐标点	工程编号
主要出入口数量
所在区（县）
次要出入口数量
所在乡镇、街道
地下工程层数
人防工程建筑面积
人防工程层次
非人防区建筑面积
防护单元	平时

用途	战时用途	防护等级	防化 等级	建筑面积	使用面积	掩蔽面积
核	常
合计
档 案 状 况（人防档案管理机构填写）
档 号
密 级
卷 数
档案存放地址	行 列 排	移交单位
附注	□ 测绘 □ 未测绘